物资设备采购管理办法

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物资设备采购管理办法
* 来源 : 总务科 * 作者 : admin * 发表时间 : 2016-04-09 * 浏览 : 33

为了保证学校教学、科研物资的及时供应及规范管理,提高资金效益,特制定本规定:

第一章  总则

一、学校物资设备采购工作要以保证正常的教学和生活等各项工作秩序为前提。

二、采购工作必须坚持“优秀质量”、“优惠价格”、“优良服务”的“三优”原则,采购人员应当与申购单位一起按照公开、公平、公正的原则组织采购工作。

三、学校物资、设备的购置应纳入计划管理,根据学校发展规模、专业设置、课程建设、学科建设以及科研方向进行全面规划。各部门根据实际情况每学期上报采购计划,编制采购预算单,报分管资产的校领导审批。

四、固定资产的添置应在学校安排的年度经费预算范围内解决,一般不得超支超用,如确因教学、科研工作急需,增加经费指标需由校长办公会讨论决定。

五、学校所有物资(除基建外),统一归口由采购部门购置,个别物资因特殊情况需要使用部门直接采购的,经后勤保卫处中心同意,并报校领导批准,可由申购单位自行购买,并经资产管理员办理验收进帐手续后,方可到财务科报销。

六、采购部门必须严格遵守国家规定的各项政策及财务工作纪律,按照学校的财务预算及计划编制进行采购,确保教学和科研等各项工作的需要。

七、适用范围包括学校列入固定资产的全部内容(详见《关于固定资产管理的有关规定》)。

第二章  物资采购申报程序及管理办法

一、物资设备购置申报程序:

                申购部门提交报告(填写固定资产申请配置表)

 

                分管校领导审批

 

               资产管理员审核(查库存提出购买意见或向领导提

 

出处理意见)

 

                主管校长审核

 

                提交由采购部门执行采购程序

 

物资设备验收手续、入库、进帐、建档

 

财务办理报销手续(凭验收单入仓单)

 

二、物资设备采购管理办法

1. 各部门申购价值 300 元以上的仪器设备,由使用单位填写申购单,说明申购原因以及该仪器设备的名称、规格、型号、数量等内容。报所在部门资产管理负责人审核签字后,由总务科对申购内容进一步审核、论证后,报分管资产校长批准。其中单价超过 5000 元的需由总务科组织专家进行购置论证,最终由校长审批认可。

2. 对于已有物资设备,需要更换配件的,同样执行以上程序。更换后及时在设备卡上备注。

3. 采购部门应熟悉申购物资的名称、产地、规格、型号、用途、性能、估价金额等业务知识,同时应当熟悉供货渠道和市场行情,努力做好申购单位的咨询和参谋工作。

4. 采购采用邀请招标、寻价采购、竞争性谈判、直供采购等方式进行。其中邀请招标是以邀请书方式邀请五个以上供应商投标;寻价采购是对三家以上供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性;竞争性谈判指直接邀请供应商就采购事宜进行谈判;直供采购为向供应商直接采购。

5. 对于一次性五万元以上仪器设备的采购,教学、办公等其他用品采购合计金额超过三万元的,应成立招标工作小组。

第三章  物资设备采购招标办法

一、成立招标工作小组:

1.招标工作小组人员组成有:分管资产工作副校长、总务科、财务科、申购部门、相关专家一至三人以及学校委派的监察人员组成,工作小组设秘书一人,由资产管理中心派出。

2.拟订工作计划。总务科根据购置仪器设备的性质、参与投标厂家的数量拟订招标工作计划,工作计划应注意保证招标工作的公平、公正和严谨有序,避免因工作失误而导致产生不必要的纠纷。

3.编制招标文件。招标文件主要包括购置仪器设备的基本要求、购置仪器设备性能及报价单和验收标准等,招标文件由资产管理中心和设备申购部门共同编制。

二、发布招标公告和投标邀请

1.招标文件编制完毕后由总务科负责发布招标公告和投标邀请,公告和邀请应当公开发布从而保证对供应商的公正与公平,一般应标的供货商不得少于三家。

2.组织招标工作:招标的组织工作由资产管理中心负责,要严格按照招标工作计划进行,并详细记录整个过程。

三、开标与评标

1.开标:开标工作由招标小组中的监察人员负责,在所有供货商投标后进行,招标工作小组(视具体情况请投标单位)参加。标书应密封并加盖单位公章,封口单位公章和标书单位公章应一致,否则均视为废标。

2.评标:评标工作应根据应标供货商对产品的介绍,从产品的质量、技术含量、报价交货与付款方式和允诺的售后服务等方面综合考虑,在评标工作中要充分听取招标小组全体人员的意见,如果意见比较集中,可以通过评议决定,如果意见较为分散,则采取无记名投票的方式决定,必要时向校长办公会议汇报决定。

四、签订合同:

评标结束后,由总务科负责与供应商签订设备购置合同,在合同中明确技术要求、交货时间、交货地点、付款方式、验收标准、售后服务内容等常规事项。按正常手续完成采购工作。

五、验收

验收由使用部门和总务科共同完成,按照合同规定的技术要求逐项检验,并在相应单据上签字。全部相关技术资料要统一管理。

六、货款支付

物资设备采购原则上不支付预付款,如确因需要,在已签订采购合同的情况下,预付款不得超过总金额的 30 %。大单采购、大型设备应保留货款总额的10%的尾款,待设备、物资一切正常后,[设备正常运行一段时间(3个月1年)],再付清尾款。  

七、遇有招标书发出无人应标或其他特殊情况,经招标小组同意可采用竞争性谈判或寻价采购方式。采用竞争性谈判及寻价采购的,资产管理中心必须向招标小组提供三家以上报价单。

第四章 附则

对于教学及办公用品采购金额低于三万元,但需常年采购的物资,如办公耗材、后勤维修用品等,也采用招标办法,确定合适的供应商并纳入管理,从而减少库存积压而带来的资源浪费。

一、直供采购仅限于以下情况:

1.供应商为唯一能寻到的厂商且别无其他物品代替;

2.专用产品且无其他合适替代品的;

3.原已在某厂采购,现在确需修理或购买配件的;

4.按原合同续购的。

二、采购物资应力争直接从生产商直接采购,对学校经常性使用设备和原材料,应经过考察其质量、信用、服务,建立长期的合作关系,以达到价格质量双赢。

三、有下列情况之一的,应视采购无效

1.应当实行招标采购而未实行的;

2.未按招标小组确定中标报价签约及采购;

3.未经批准擅自提高采购配置及采购金额的;

4.未在中标单位采购的;

5.经查实招标工作中有舞弊作假行为的。